Clase Contabilidad II, Control de Existencias
Control de Existencias
La cuenta existencias se refiere a un recurso, a un activo que, en su sentido amplio, incluye las materias primas, los productos en proceso y los productos para la venta
Tratamiento Contable
Existen diferentes métodos para registrar el movimiento de las mercaderías, para efectos de este curso estudiaremos los siguientes:
- Cuenta Mercaderías Única
- Desdoblamiento Parcial de la Cuenta Mercaderías
- Desdoblamiento Integral de la Cuenta Mercaderías, o con cuenta complementaria Costo de Ventas
- Cuenta Mercaderías Única
La cuenta mercadería única, es uno de los métodos más rudimentarios para el tratamiento de las mercaderías que, sin embargo, todavía es utilizado por muchas empresas, especialmente, en aquellas del comercio minorista.
Consiste en utilizar sola una cuenta, denominada mercaderías, para registrar las compras de productos para la venta y su posterior enajenación.
Como se puede observar, se trata de una cuenta de carácter mixto, que puede ser de activo o resultado, cuyo saldo, por si solo, no tiene un significado claro, por cuanto, registra indistintamente transacciones a precio de costo y a precio de venta
El tratamiento de la cuenta Mercaderías Única es el siguiente
MERCADERÍAS ÚNICA
DEBE HABER
Inventario Inicial Ventas a Precio de Venta
Compras a Precio de Costo Devoluciones de Compra a P. de costo
Devoluciones de Venta a P. de Venta Retiros de los dueños
Gastos de Flete Castigos (Mermas)
Gastos de Seguros Donaciones
Gastos de Embalaje Muestras gratis
Si, a una fecha determinada, la existencia de productos para la venta es cero, significa que la cuenta no tiene componente de activo y, por lo tanto, su saldo representa el resultado en ventas. Si es deudor, se trata de una pérdida y, si es acreedor, se trata de una ganancia
Lo normal, sin embargo, es que la empresa siempre mantenga un saldo o stock de productos para la venta, en este caso, para conocer el significado del saldo, se deberá practicar un inventario de existencias y compararlo con el saldo de la cuenta
Para la determinación del resultado de ventas se debe analizar la existencia final de productos versus el saldo de la cuenta mercaderías única
a) Siempre que la cuenta presente saldo acreedor ocurrirá
Saldo Acreedor + Existencia Final = Resultado Ganancia
b) Si la cuenta presenta saldo deudor y éste es menor a la existencia final tendremos
Existencia Final – Saldo Deudor = Resultado Ganancia
c) Si la cuenta presenta saldo deudor y éste es mayor a la existencia final tendremos
Saldo Deudor – Existencia Final = Resultado Pérdida
Además puede analizarse los movimientos
Mediante la determinación del costo de ventas
Inventario Inicial de Existencias
+ Compras del periodo
+ Gastos de Compras
- Devoluciones de Compras
– Retiros, mermas, etc.
= Disponible para Venta
- Inventario Final de Existencia
= Costo de Ventas
Ventas del periodo
– Devoluciones de ventas
= Ventas netas
Ventas netas del periodo
– Costo de ventas
Resultado en ventas
- Desdoblamiento Parcial de la Cuenta Mercaderías
Por lo visto anteriormente, la cuenta mercadería única, tiene algunas objeciones de carácter técnico, ya que su condición de cuenta mixta, que contiene componentes de activo y de resultado, impide que su saldo tenga un significado claro y concreto
Para evitar esta situación, es recomendable separarla en una cuenta de activo y otra de resultado
Para esto, se debe abrir una cuenta de activo denominada ‘Mercaderías’, o bien, ‘Existencias’, en la cual, se registrarán las compras de productos para la venta a su precio de costo y una cuenta de resultado denominada ‘Ventas’, para registrar las ventas a precio de venta. Para conocer el valor de los productos disponibles para la venta en el siguiente período (Saldo de la cuenta Mercaderías) y el resultado por ventas (Saldo de la cuenta Ventas), se debe efectuar un ajuste contable periódico por el costo de los productos vendidos (Costo de Ventas).
MERCADERIAS
DEBE HABER
Inventario Inicial Ventas a Precio de Venta
Compras a Precio de Costo Devoluciones de Compra a P. de costo
Devoluciones de Venta a P. de Venta Retiros de los dueños
Gastos de Flete Castigos (Mermas)
Gastos de Seguros Donaciones
Gastos de Embalaje Muestras gratis
Costo de ventas (*)
VENTAS
DEBE HABER
Devoluciones de Venta a P. de Venta Ventas a Precio de Venta
Costo de Ventas (*)
La diferencia fundamental con el método anterior esta dado por que las ventas y las devoluciones de ventas se registran en la cuenta de resultados ‘Ventas’
(*) Se debe realizar un asiento de ajuste con el costo de las mercaderías vendidas determinando la diferencia entre el saldo deudor de la cuenta mercaderías y la existencia final
———- X ———–
Ventas
Mercaderías
Después de contabilizar el costo de ventas, el saldo deudor de la cuenta mercaderías, corresponde al inventario final y refleja los productos de que dispone la empresa, para las ventas del siguiente período y, el saldo acreedor de la cuenta ventas, muestra la ganancia neta por las ventas realizadas en el período.
En este método, la cuenta Ventas corresponde a cuenta de resultado, que puede ser pérdida o ganancia. En efecto, si el costo de ventas hubiese sido mayor a las ventas realizadas, la cuenta ventas presentaría un saldo deudor y correspondería, en ese caso, a una pérdida por ventas
- Desdoblamiento Integral de la Cuenta Mercaderías con Cuenta Complementaria Costo de Ventas
El objetivo del método del desdoblamiento integral de la cuenta Mercaderías, el más utilizado en la práctica, es proveer información más detallada, en cuanto, a los resultados obtenidos en las ventas.
Es por ello que, en este método, se utilizan tres cuentas:
- una cuenta de activo que puede denominarse ‘Mercaderías’, o bien, ‘Existencias’, en la cual, se registran las compras y devoluciones de productos para la venta a su precio de costo,
- una cuenta de resultado ganancia cuyo nombre puede ser ‘Ventas’,
- una cuenta de resultado perdida para registrar el costo de los productos vendidos llamada ‘Costo de Ventas’
MERCADERIAS
DEBE HABER
Inventario Inicial Ventas a Precio de Venta
Compras a Precio de Costo Devoluciones de Compra a P. de costo
Devoluciones de Venta a P. de Venta Retiros de los dueños
Gastos de Flete Castigos (Mermas)
Gastos de Seguros Donaciones
Gastos de Embalaje Muestras gratis
Costo de ventas
VENTAS
DEBE HABER
Devoluciones de Venta a P. de Venta Ventas a Precio de Venta
COSTO DE VENTAS
DEBE HABER
Costo de Ventas
Si consideramos los métodos anteriores, observaremos que la única variación, respecto del método del desdoblamiento parcial, consiste en el ajuste por el costo de ventas. En efecto, bajo este método, se carga la cuenta de resultado pérdida ‘Costo de Ventas’ para registrar este concepto en una cuenta distinta,
Después de contabilizar el costo de ventas, el saldo deudor de la cuenta Mercaderías, corresponde al inventario final y muestra el valor de los productos de que dispone la empresa, para las ventas del siguiente período, el saldo deudor de la cuenta Costo de Ventas, refleja el costo de los productos vendidos en el período y, el saldo acreedor de la cuenta Ventas, muestra los ingresos por ventas del período.
Para conocer el resultado pérdida o ganancia producto de las ventas, se debe comparar ambas cuentas de resultado (Saldo Acreedor de la cuenta Ventas menos Saldo Deudor de la cuenta Costo de ventas)
Control Físico de las Existencias
Como ya vimos en el tratamiento contable de las existencias, ya sea, que se utilice el método de la mercadería única o un método desdoblado, se requiere de un inventario físico de existencias, para conocer el resultado en ventas.
El inventario de existencias consiste en un detalle de los productos que están disponibles para la venta, de los que están en proceso de producción y de las materias primas que serán utilizadas en la fabricación de otros productos. Este detalle debe contener el nombre de los productos, el número de unidades en existencia, el valor unitario y el valor total por cada tipo de producto.
Para el control de los inventarios, estudiaremos dos métodos, conocidos con los nombres de:
- Inventario periódico
- Inventario permanente
La utilización de uno u otro método, dependerá del tipo de empresa y del tipo de productos que conforman su existencia.
- Sistema de Inventario Periódico
En este sistema, dada su condición de periódico, no es posible contar, en forma diaria, con una información detallada, respecto de las unidades que conforman el stock de mercaderías ni de sus respectivos costos.
Para conocer estos datos, es necesario practicar un inventario físico de las existencias, al término del ejercicio contable o a una fecha intermedia, determinada de acuerdo con las necesidades de información que tenga la empresa.
Este inventario físico de existencias o inventario final de existencias, debidamente valorizado, se compara con el valor total de las existencias que la empresa adquirió, en ese mismo período, para determinar por simple diferencia el costo de los productos vendidos.
La metodología de esta comparación, se presentó cuando efectuamos el análisis de la cuenta mercadería única y su formato es el siguiente:
Inventario Inicial de Existencias
+ Compras del período
- Devoluciones de Compras
= Disponible para Venta
– Inventario Final de Existencia
= Costo de Ventas
Esta metodología de control de inventarios, es de utilidad sólo para empresas con volúmenes bajos de inventario y, cuyo control exhaustivo, no sea relevante.
En efecto, la gran ventaja del sistema es la sencillez de su aplicación, sin embargo, el costo de ventas determinado puede contener errores, por ejemplo, en la toma y valorización del inventario, o bien, puede haber salidas de mercaderías que no correspondan precisamente a ventas, como robos o mermas que no han sido detectadas y, por lo tanto, bajo este método, pasan a formar parte del costo de los productos vendidos.
- Sistema de Inventario Permanente
Cuando una empresa requiere mayor y mejor información, respecto sus productos para la venta, puede adoptar el sistema de control de inventarios conocido como ‘permanencia de inventario’ o ‘inventario permanente’, que consiste en establecer un registro auxiliar conocido como ‘tarjeta de existencias’ o ‘mayor auxiliar de la cuenta mercaderías’.
Bajo un sistema de inventario permanente, es posible conocer, en todo momento y para cada tipo de producto que maneje la empresa, las existencias disponibles en unidades y en valores, la cantidad y costo de los productos vendidos y el margen operacional obtenido en cada venta realizada
El mayor auxiliar de la cuenta mercaderías, permite conocer, en todo momento o permanentemente, la cantidad de productos en existencia, sin necesidad de efectuar un inventario físico. Esta información es de gran utilidad para los distintos niveles de la empresa que están relacionados con los movimientos de mercaderías
En la práctica, es normal que los precios presenten variaciones, es por ello, que deberá optarse por un determinado método de valorización de existencias.
Para este efecto estudiaremos los métodos conocidos por las siglas FIFO, LIFO y PMP
- Método FIFO
Este método, cuyo nombre deriva de la frase en inglés ‘First-in, first out’, es conocido también como PEPS (primero en entrar, primero en salir) y consiste en considerar que las primeras unidades adquiridas son las primeras en ser vendidas o, dicho de otro modo, las mercaderías salen de bodega en el mismo orden en que entraron
Este supuesto es válido, sólo para efecto de valorización de las existencias que se venden, es decir, no implica que, físicamente, el orden de salida deba ser el mismo
- Método LIFO
Este método, cuyo nombre deriva de la frase en inglés ‘Last-in, first out’, que es conocido también como UEPS (último en entrar, primero en salir), consiste en considerar que las últimas unidades adquiridas son las primeras en ser vendidas o, dicho de otro modo, las mercaderías salen de bodega en orden inverso al que entraron1
- Método Precio Medio Ponderado
En este método, tal como su nombre lo indica, se determina el costo de los productos para la venta, en base, al costo promedio ponderado de todas las unidades disponibles y consiste en dividir la columna saldo en valores por la columna saldo en unidades.
Cada vez, que se realiza una compra a un precio distinto del promedio, se deberá determinar un nuevo costo promedio, el cual, será utilizado para valorizar las siguientes ventas
GRACIAS PROFESOR, USTED ES UN GENIO
Gracias profe usted es un gran aporte para nuestra carrera
No conozco al ke escribio esto, peropucha ke me sirvio!!!
GRACIAS!
me gustaria saber como desarrollar una tarjeta lifo teniendo un ejercicio con devoluciones castigos ventas compras y sobre una misma devolucion un recargo de porcentaje por una devolucion. gracias por su posible solucion
muchas gracias pero si pone ejemplos quedaria una bestia muchas gracias
GRACIAS POR LA AYUDA!!!!!!!!!.
se lo agradesco.. es un exelente apoyo para la u.. soy de la utem y ud es seco
profesor aunque no lo conozco sus datos estan interesantes
sekkisimooo!!!!!!!!!!:P
Gracias por la informacion……..muy satisfactoria……